Политика защиты и обработки персональных данных

Утверждено

Директором

ТОО «Reputation Lab (Репутэйшн Лаб)»

Свистуновой Д.В.

«05» января 2025 года

ПОЛИТИКА ЗАЩИТЫ И ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

субъектов персональных данных

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее – Политика) составлена в соответствии с ч.2 п.1-1.  статьи 25 Закона Республики Казахстан от 21 мая 2013 года № 94-V «О персональных данных и их защите», а также иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан в области защиты и обработки персональных данных и действует в отношении всех персональных данных (далее – данные), которые Организация (далее – Оператор, Товарищество) может получить от субъекта персональных данных, являющегося стороной по гражданско-правовому договору, от пользователя сети Интернет (далее – Пользователь) во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ, продуктов или услуг ТОО «Reputation Lab (Репутэйшн Лаб)», а также от субъекта персональных данных, состоящего с Оператором в отношениях, регулируемых трудовым законодательством (далее – Работник).

1.2. Оператор обеспечивает защиту обрабатываемых персональных данных от несанкционированного доступа и разглашения, неправомерного использования или утраты в соответствии с требованиями Закона Республики Казахстан от 21 мая 2013 года № 94-V «О персональных данных и их защите».

1.3. Оператор вправе вносить изменения в настоящую Политику. При внесении изменений в заголовке Политики указывается дата последнего обновления редакции. Новая редакция Политики вступает в силу с момента ее размещения на сайте, если иное не предусмотрено новой редакцией Политики.

 

2. Термины и принятые сокращения

Персональные данные –сведения, относящиеся к определенному или определяемому на их основании субъекту персональных данных, зафиксированные на электронном, бумажном и (или) ином материальном носителе.

Обработка персональных данных – действия, направленные на накопление, хранение, изменение, дополнение, использование, распространение, обезличивание, блокирование и уничтожение персональных данных.

Автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств информационно-коммуникационных технологий   для оптимизации, сбора, накопления, хранения, обработки, использования, преобразования, отображения и распространения персональных данных. 

Информационная система, используемые для обработки, хранения и иных действий с персональными данными (ИС) – организационно упорядоченная совокупность информационно-коммуникационных технологий, реализующих определенные технологические действия посредством информационного взаимодействия и предназначенных для решения конкретных функциональных задач.

Общедоступные  персональные данные -  персональные данные или сведения, на которые в соответствии с  законодательством Республики Казахстан не распространяются требования соблюдения конфиденциальности, доступ к которым является свободным с согласия субъекта.

Блокирование персональных данных – действия по временному прекращению сбора, накопления, изменения, дополнения, использования, распространения, обезличивания и уничтожения персональных данных.

Уничтожение персональных данных – действия, в результате совершения которых невозможно восстановить персональные данные.

Оператор –юридическое лицо, осуществляющие сбор, обработку и защиту персональных данных. Оператором является Товарищество с ограниченной ответственностью «Reputation Lab (Репутэйшн Лаб)», располагающемуся по адресу: 050011, Республика Казахстан, город Алматы, Турксибский район, улица Заветная, здание 31.

3. Обработка персональных данных

3.1. Получение персональных данных.

3.1.1. Перечень обрабатываемых персональных данных включает в себя, но не ограничивается, имя; отчество; пол; дата рождения; должность; наименование работодателя; адрес местонахождения; отрасль; регион; мобильный телефон; электронная почта.

3.1.2. Все персональные данные следует получать от самого субъекта. Если персональные данные субъекта можно получить только у третьей стороны, то субъект должен быть уведомлен об этом или от него должно быть получено согласие.

3.1.3. Оператор должен сообщить субъекту о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, характере подлежащих получению персональных данных, перечне действий с персональными данными, сроке, в течение которого действует согласие, и порядке его отзыва, а также о последствиях отказа субъекта дать письменное согласие на их получение.

3.1.4. Документы, содержащие персональные данные, создаются путем:

– копирования оригиналов документов (паспорт, документ об образовании, свидетельство ИИН и др.);

– внесения сведений в учетные формы;

– получения оригиналов необходимых документов (трудовая книжка, медицинское заключение, характеристика и др.).

3.1.5. Правом доступа к персональным данным субъектов обладают лица, наделенные соответствующими полномочиями в соответствии со своими служебными обязанностями. Перечень лиц, имеющих доступ к персональным данным, утверждается исполнительным органом Оператора.

3.2. Обработка персональных данных.

3.2.1. Обработка персональных данных осуществляется:

– с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;

– в случаях, когда обработка персональных данных необходима для осуществления и выполнения возложенных законодательством РК функций, полномочий и обязанностей;

– в случаях, когда осуществляется обработка персональных данных, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных либо по его просьбе (далее – персональные данные, сделанные общедоступными субъектом персональных данных).

3.2.2. Цели обработки персональных данных:

– осуществление трудовых отношений;

– осуществление гражданско-правовых отношений;

– для связи с пользователем, в связи с заполнением формы обратной связи на сайте, в  том числе направление уведомлений, запросов и информации, касающихся использования сайта Оператора или его партнеров, обработки, рассылок анонсов, регистрации на сайте Оператора, получение доступа к информации о мероприятиях, проводимых Оператором или его партнерами;

 - обезличивания персональных данных для получения обезличенных статистических данных, которые передаются третьему лицу для проведения исследований, выполнения работ или оказания услуг по поручению Оператора.

3.2.3. Категории субъектов персональных данных.

Обрабатываются персональные данные следующих субъектов персональных данных:

– физические лица, состоящие с Товариществом в трудовых отношениях;

– физические лица, уволившиеся из Товарищества;

– физические лица, являющиеся кандидатами на работу;

– физические лица, состоящие с Товариществом в гражданско-правовых отношениях;

– физические лица, являющиеся Пользователями Сайта Оператора.

3.2.4. Персональные данные, обрабатываемые Оператором:

– данные, полученные при осуществлении трудовых отношений;

– данные, полученные для осуществления отбора кандидатов на работу;

– данные, полученные при осуществлении гражданско-правовых отношений;

– данные, полученные от Пользователей Сайта Оператора.

3.2.5. Обработка персональных данных ведется:

– с использованием средств автоматизации;

– без использования средств автоматизации.

3.3. Хранение персональных данных.

3.3.1. Персональные данные субъектов могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде.

3.3.2. Персональные данные, зафиксированные на бумажных носителях, хранятся в запираемых шкафах либо в запираемых помещениях с ограниченным правом доступа.

3.3.3. Персональные данные субъектов, обрабатываемые с использованием средств автоматизации в разных целях, хранятся в разных папках.

3.3.4. Не допускается хранение и размещение документов, содержащих персональных данных, в открытых электронных каталогах (файлообменниках) в ИС.

3.3.5. Хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, осуществляется не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.

3.4. Уничтожение персональных данных.

3.4.1. Уничтожение документов (носителей), содержащих персональные данные, производится путем сожжения, дробления (измельчения), химического разложения, превращения в бесформенную массу или порошок. Для уничтожения бумажных документов допускается применение шредера.

3.4.2. Персональные данные на электронных носителях уничтожаются путем стирания или форматирования носителя.

3.4.3. Факт уничтожения персональных данных подтверждается документально актом об уничтожении носителей.

3.5. Передача персональных данных.

3.5.1. Оператор передает персональные данные третьим лицам в следующих случаях:

– субъект выразил свое согласие на такие действия;

– передача предусмотрена законодательством РК или иным применимым законодательством в рамках установленной законодательством процедуры.

3.5.2. Перечень лиц, которым передаются персональные данные.

– Единый Накопительный Пенсионный фонд РК (ЕНПФ) для учета (на законных основаниях);

– налоговые органы РК (на законных основаниях);

– Государственный Фонд социального страхования РК (ГФСС) (на законных основаниях);

– Фонд социального медицинского страхования РК (ФСМС) (на законных основаниях);

– страховые медицинские организации по обязательному и добровольному медицинскому страхованию (на законных основаниях);

– банки для начисления заработной платы и/или осуществления расчетов по договору (на основании договора);

– органы МВД РК в случаях, установленных законодательством;

– обезличенные персональные данные Пользователей сайта передаются контрагентам Оператора и/или его партнерам.

 

4. Защита персональных данных

4.1. В соответствии с требованиями нормативных документов Оператором создана система защиты персональных данных (СЗПД), состоящая из подсистем правовой, организационной и технической защиты.

4.2. Подсистема правовой защиты представляет собой комплекс правовых, организационно-распорядительных и нормативных документов, обеспечивающих создание, функционирование и совершенствование СЗПД.

4.3. Подсистема организационной защиты включает в себя организацию структуры управления СЗПД, разрешительной системы, защиты информации при работе с сотрудниками, партнерами и сторонними лицами.

4.4. Подсистема технической защиты включает в себя комплекс технических, программных, программно-аппаратных средств, обеспечивающих защиту персональных данных.

4.4. Основными мерами защиты персональных данных, используемыми Оператором, являются:

4.5.1. Назначение лица, ответственного за обработку персональных данных, которое осуществляет организацию обработки персональных данных, обучение и инструктаж, внутренний контроль за соблюдением учреждением и его работниками требований к защите персональных данных.

4.5.2. Определение актуальных угроз безопасности персональных данных при их обработке в ИС и разработка мер и мероприятий по защите персональных данных.

4.5.3. Разработка политики в отношении обработки персональных данных.

4.5.4. Установление правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в ИС, а также обеспечение регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в ИС.

4.5.5. Установление индивидуальных паролей доступа сотрудников в информационную систему в соответствии с их производственными обязанностями.

4.5.6. Применение прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации.

4.5.7. Сертифицированное антивирусное программное обеспечение с регулярно обновляемыми базами.

4.5.8. Соблюдение условий, обеспечивающих сохранность персональных данных и исключающих несанкционированный к ним доступ.

4.5.9. Обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие мер.

4.5.10. Восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним.

4.5.11. Обучение работников Оператора, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, положениям законодательства РК о персональных данных, в том числе требованиям к защите персональных данных, документам, определяющим политику Оператора в отношении обработки персональных данных, локальным актам по вопросам обработки персональных данных.

4.5.12. Осуществление внутреннего контроля и аудита.

5. Основные права субъекта персональных данных и обязанности Оператора

5.1. Основные права субъекта персональных данных.

Субъект имеет право:

Знать о наличии у Оператора, а также третьего лица своих персональных данных, а также получать информацию, содержащую:

- подтверждение факта, цели, источников, способов сбора и обработки персональных данных;

- перечень персональных данных;

- сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения.

Требовать от Оператора изменения и дополнения своих персональных данных при наличии оснований, подтвержденных соответствующими документами.

Требовать от Оператора, а также третьего лица блокирования своих персональных данных в случае наличия информации о нарушении условий сбора, обработки персональных данных.

Требовать от Оператора, а также третьего лица уничтожения своих персональных данных, сбор и обработка которых произведены с нарушением законодательства Республики Казахстан, а также в иных случаях, установленных законодательством РК.

Отозвать согласие на сбор, обработку, распространение в общедоступных источниках, передачу третьим лицам и трансграничную передачу персональных данных, кроме случаев, предусмотренных законодательством РК.

Дать согласие (отказать) Оператору на распространение своих персональных данных в общедоступных источниках персональных данных. 

В любой момент отказать от рекламно-информационных рассылок Оператора, направив соответствующее уведомление в свободной форме на адрес электронной почты: info@sidorinlab.kz

5.2. Обязанности Оператора.

Оператор обязан:

Утверждать перечень   персональных данных, необходимый и достаточный для выполнения осуществляемых ими задач, если иное не предусмотрено законами Республики Казахстан.

Утверждать документы, определяющие политику оператора в отношении сбора, обработки и защиты персональных данных.

Принимать и соблюдать необходимые меры, в том числе правовые, организационные и технические, для защиты персональных данных в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Соблюдать законодательство Республики Казахстан о персональных данных и их защите.

Предоставлять по запросу уполномоченного органа в рамках рассмотрения обращений физических и юридических лиц информацию о способах и процедурах, используемых для обеспечения соблюдения собственником и (или) оператором требований закона.

Принимать меры по уничтожению персональных данных в случае достижения цели их сбора и обработки, а также в иных случаях, установленных законодательством Республики Казахстан.

Представлять доказательство о получении согласия субъекта на сбор и обработку его персональных данных в случаях, предусмотренных законодательством Республики Казахстан.

По обращению субъекта сообщать информацию, относящуюся к нему, в сроки, предусмотренные законодательством Республики Казахстан, либо представить мотивированный отказ в сроки, предусмотренные законодательством Республики Казахстан. 

Изменять, дополнять, блокировать (снимать блокировку), уничтожать персональные данные в порядке и в сроки, предусмотренные законодательством Республики Казахстан. 

Предоставлять безвозмездно субъекту или его законному представителю возможность ознакомления с персональными данными, относящимися к данному субъекту.

Назначить лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, которое обязано выполнять следующие действия: 

- осуществлять внутренний контроль за соблюдением Оператором и его работниками законодательства Республики Казахстан о персональных данных и их защите, в том числе требований к защите персональных данных;

- доводить до сведения работников Оператора положения законодательства Республики Казахстан о персональных данных и их защите по вопросам обработки персональных данных, требования к защите персональных данных;

- осуществлять контроль за приемом и обработкой обращений субъектов или их законных представителей.